Как быстро составить смету проекта, так чтобы точно заработать на нем (8 эффективных правил)

Самое главное на этом шаге не лениться. Если перед нами стоит задача оценить разработку нового мессенджера, а мы декомпозировали ее всего на три задачи, то мы не сможем достаточно точно оценить срок их реализации.

С таким же успехом можно было не разделять вообще эту задачу и сказать, что нам нужно 50 000 человеко-часов на ее реализацию, или даже 100 000, это не важно, потому что обе эти оценки "пальцем в небо". Оценивая задачу "написать свой skype", мы очень плохо понимаем что это такое, пока подробно не распишем, что нам нужно будет сделать:

на этот список ушло две минуты, но он уже даст намного более развернутое представление того, что закладывалось в оценку 100М.

Еще один важный момент в декомпозиции задач для сметы - старайтесь формулировать задачи так, чтобы понимать, какой именно специалист будет отвечать за ее реализацию. Так вы сможете указать специалиста и выбрать грейд необходимый для решения задачи:

что это нам дает:

Как и обещал, рассказываю, как сделать смету быстро и не напряжно. Если вы будете каждый раз писать ставки ваших спецов руками, то довольно быстро это может надоесть. Еще хуже когда потом надо увеличить или уменьшить ставку какого-нибудь направления, одновременно во всех таблицах. Нужно максимально автоматизировать этот процесс. Выносим все существующие в вашей команде грейды в отдельную таблицу:

Указываем там стоимость часа и название. После чего подтягиваем их в таблицу с задачами, делаем селектор специалиста и автоматом пересчитываем ставку. Эксель крутая штука, если один раз не полениться и сделать удобный шаблон, то потом будет по кайфу делать крутые сметы.

Через валидацию данных в excel можно использовать значения в другой таблице как справочник для drop down в нужном поле. Пользоваться этим довольно удобно, выбираем грейд специалиста и часовая ставка автоматом пересчитывается. Для этого, правда, пришлось использовать парочку формул.

Оценка расходов на фонд оплыты труда (ФОТ) для айти проектов - это самая важная часть. Промахнуться тут крайне опасно, но и бездумно умножать все сроки на 2 или на 3.14 - это не выход, потому что опытный заказчик, глядя в вашу смету, может понять что обычно похожий функционал занимал меньше времени. Конечно, бывают ситуации, когда в проекте есть дополнительный фактор сложности. Это может быть легаси или крайне не типичный стек технологий, но если у вас нет разумного объяснения, почему вы завысили расходы конкретно в этом случае, то лучше не делать этого. Я предпочитаю даже такие факторы, как легаси и непонятные технологии прописывать в смету явно, в дополнительные расходы или риски, чуть ниже мы об этом еще поговорим.

Для того, чтобы реалестично оценить estimate задачи, есть метод PERT оценки. В Целом, методология PERT позволяет построить граф из всех задач проекта, эмулировать его запуск, понять критический путь и кратчайший срок завершения проекта. Там же можно увидеть проблемные ребра графа, где больше всего зависимостей.

Методология, конечно, интересная, но есть очевидные минусы:

Для нас с вами самое полезное, что есть в методе PERT - это оценка срока выполнения задачи, потому что она учитывает оптимистичное время выполнения задачи и пессимистичное. При этом очень просто считается и дает довольно похожий на правду результат.

Этот метод можно использовать, чтобы перепроверить себя, частенько я так и делаю. Дать оптимистичную и пессимистичную оценку каждой задачи - довольно не сложно. Чтобы не тратить на это много времени, добавляем в excel формулу вычисления PERT оценки.

Отдельно оцениваем расходы на инфраструктуру. В определенных проектах можно попробовать обойтись без этого, но все чаще прихожу к мысли что все, что мы не включили в смету, потом о себе напомнит, и вы этому не обрадуетесь.

Для айти проектов, в инфраструктурные расходы может войти:

Давайте представим ситуацию, что вам нужно оценить разработку проекта, в котором используется технология, не знакомая никому в вашей команде. Обучение новому технологическому стеку - это хороший пример доп расходов. Можно оценить стоимость обучения одного человека, тогда вам будет не сложно понять сколько обойдется усиление команды, при масштабировании проекта.

Еще один подходящий кейс - это доработка чужого легаси проекта, такие проекты нужно делить на кусочки и оценивать то, что вы хорошо понимаете как делать. К доп расходам тут можно отнести аудит старой системы. Бывают заказчики, которые не понимают этого, они почему-то считают что вы будете учить своих специалистов за их счет. Тут ваша задача очень четко обозначить, что их проект - это не курс прикладной физики и термодинамики, а вашим специалистам ничего не даст то, что вы потратите уйму времени, чтобы разобраться во всем том безобразии что у них сейчас творится в проекте. Вы не сможете продать эти знания ни одному другому заказчику на планете, потому что каждое легаси уникально по-своему (прям как снежинка, только обычно оно не блестит).

Ниже пример расчета дополнительных расходов:

Вопрос оценки рисков намного шире, чем эта статья, есть разные походы и техники работы с рисками. В рамках сметы, нам важно написать как можно больше возможных рисков и дать им оценку. Оценивать нужно так, как будто бы это произошло и вам нужно как-то нивелироать последствия. Так что доставайте карандаш и бумагу и пишите все возможные проблемы, которые можно предвидеть, а еще лучше позовите команду и обсудите с ними, может кто-то еще подкинет идей.

В процессе описания возможных рисков и их оценки в денежном эквиваленте, вы можете взглянуть на проект под другим углом. Еще интереснее это будет понять заказчику, потому что для нас это стоимость работы, а для них успех или провал бизнес-проекта. Вы покажете свою экспертность, если обозначите возможные риски и план их решения. Возможно, заказчик проигнорирует их, но это будет его ответственность.

Зачем нужно понимать общий срок выполнения проекта, думаю, что можно не объяснять. А вот примерная диаграмма Ганта, может помочь сейлам в общении с заказчиком.

Самый быстрый вариант сделать график, это опять же excel. Поймите меня правильно, я люблю другие продукты для планирования, и есть множество софта для этого: Asana, GanttPro, MS Projects, и т.д. Но чтобы сделать это быстро, в нашей таблице, нужно добавить всего одну колонку, срок начала работ:

График позволяет:

Скажу честно, я решил написать эту статью, чтобы проще было скинуть шаблон сметы новому сотруднику или подрядчику и ждать от него привычный для себя формат оценки трудозатрат на проект. Унификация таких процессов позволяет существенно экономить время.

Так выглядит папка с типовыми сметами у меня:

t.me/antkorwin_blog